Guia completa per entendre la seva funció i el seu paper en el compliment del RGPD

La gestió correcta de la informació personal és avui un dels pilars de qualsevol organització. El Reglament General de Protecció de Dades (RGPD) i la Llei Orgànica de Protecció de Dades i Garantia dels Drets Digitals (LOPDGDD) han establert un marc legal clar per assegurar que les empreses, entitats i professionals protegeixen adequadament les dades de clients, treballadors, proveïdors i usuaris.

En aquest context, el Delegat de Protecció de Dades (DPD) s’ha convertit en una figura clau. Però, què és exactament, quines funcions té i quan és obligatori comptar amb un? Si treballes en l’àmbit de la protecció de dades a Girona o en qualsevol altra zona, entendre el seu paper és essencial per evitar sancions i garantir una gestió segura de la informació.

Què és un delegat de protecció de dades?

El Delegat de Protecció de Dades és un professional, intern o extern, que vetlla pel compliment de la normativa de privacitat dins d’una organització. La seva tasca principal és assessorar i supervisar tots els processos que impliquin el tractament de dades personals, garantint que es facin amb seguretat i d’acord amb la llei.

El DPD actua com a punt de connexió entre l’empresa, les persones afectades (titulars de les dades) i les autoritats de control, com l’Agència Espanyola de Protecció de Dades (AEPD). Això vol dir que és el responsable de rebre reclamacions, consultes o sol·licituds relacionades amb el tractament de dades.

Tot i que la seva presència no sempre és obligatòria, moltes empreses trien incorporar aquesta figura de manera voluntària per reforçar el seu compromís amb la protecció de dades a Girona i en qualsevol altre lloc on operin.

Funcions principals del DPD

Les funcions d’un Delegat de Protecció de Dades estan definides al RGPD i són àmplies. Algunes de les més importants són:

• Informar i assessorar l’organització i els seus treballadors sobre les obligacions en matèria de protecció de dades.
• Supervisar el compliment de la normativa i de les polítiques internes.
• Assignar responsabilitats i formar el personal en bones pràctiques.
• Assessorar sobre avaluacions d’impacte en protecció de dades i comprovar-ne l’execució.
• Cooperar amb l’autoritat de control i actuar com a punt de contacte.
• Monitoritzar de manera contínua el nivell de compliment i proposar millores.

Un DPD ha de tenir coneixements jurídics i tècnics, capacitat d’anàlisi i una bona comprensió del negoci on treballa. Això li permet integrar les exigències de la protecció de dades a Girona dins de l’estratègia global de l’empresa.

Quan és obligatori contractar un delegat de protecció de dades?

El RGPD estableix uns supòsits concrets on la designació d’un DPD és obligatòria. A grans trets, aquestes situacions són:

1. Autoritats i organismes públics, excepte els tribunals en funcions judicials.
2. Organitzacions que realitzen un seguiment habitual i sistemàtic de persones a gran escala (per exemple, plataformes digitals, empreses de màrqueting amb anàlisi de dades massives, entitats financeres).
3. Organitzacions que tracten categories especials de dades a gran escala (dades de salut, orientació sexual, creences religioses, dades biomètriques, etc.) o dades relatives a condemnes i infraccions penals.

A més, la LOPDGDD amplia alguns casos en què és obligatori a Espanya, com ara:

• Centres educatius que imparteixen ensenyaments reglats.
• Col·legis professionals.
• Entitats asseguradores i reasseguradores.
• Empreses de serveis de telecomunicacions.
• Centres sanitaris obligats a mantenir històries clíniques.
• Empreses de seguretat privada.
• Distribuïdores i comercialitzadores d’energia elèctrica i gas.

Encara que no sigui obligatori, moltes organitzacions opten per designar un DPD com a mesura de prevenció i garantia, sobretot en sectors on la gestió de dades és constant i sensible.

Beneficis de comptar amb un DPD

Encara que la llei no obligui, contractar un Delegat de Protecció de Dades pot aportar grans beneficis a qualsevol negoci:

• Prevenció de sancions: el DPD identifica riscos i proposa millores abans que es produeixi un incompliment.
• Millora de la imatge corporativa: demostrar compromís amb la privacitat genera confiança en clients i col·laboradors.
• Optimització de processos: la gestió ordenada de la informació redueix errors i duplicitats.
• Resposta ràpida davant incidències: el DPD sap com actuar en cas de bretxa de seguretat o reclamació.
• Actualització constant: garanteix que l’empresa s’adapti a les noves normatives o canvis legals.

A Girona, per exemple, cada vegada més negocis incorporen aquesta figura com a part d’una estratègia integral de protecció de dades a Girona que combina compliment legal i eficiència operativa.

Com triar el DPD adequat?

Triar el Delegat de Protecció de Dades és una decisió important. Cal tenir en compte:

• Formació i experiència en matèria jurídica i tecnològica.
• Coneixement del sector on opera l’empresa.
• Capacitat de comunicació amb equips interns i autoritats.
• Independència per actuar sense conflictes d’interès.
• Disponibilitat per donar suport continu.

Un DPD pot ser un membre de la plantilla o un professional extern contractat a través d’una empresa especialitzada en protecció de dades a Girona o a escala nacional.

Què passa si no es compleix l’obligació?

No designar un DPD quan és obligatori pot comportar sancions importants per part de l’AEPD. Les multes poden arribar fins als 10 milions d’euros o el 2% de la facturació anual global, segons la gravetat. A més, la manca d’aquesta figura pot derivar en errors de compliment que afectin la confiança dels clients i la reputació de l’empresa.

Per això, moltes empreses prefereixen actuar amb previsió i incorporar un DPD, encara que no estiguin legalment obligades. Aquesta decisió redueix riscos i aporta seguretat jurídica.

El delegat de protecció de dades és molt més que un requisit legal: és un garant del bon ús de la informació personal i un aliat estratègic per a qualsevol negoci. Ja sigui per obligació o per voluntat pròpia, comptar amb aquesta figura demostra compromís amb la privacitat i el compliment normatiu.

En un context on la gestió de dades és constant i el marc legal és exigent, invertir en un bon DPD és invertir en confiança, seguretat i eficiència. Si encara no saps si necessites aquesta figura, consulta amb un especialista en protecció de dades a Girona que pugui analitzar la teva situació i proposar-te la millor estratègia per protegir la informació i el teu negoci.